営業活動に活かしたい「タイムマネジメント」とは？目的や手順・ポイント、活用したいツールまでご紹介！

政府が打ち出した「働き方改革」をきっかけに、日本人の働き方は大きく見直されるようになりました。特に成果が優先される営業職においては、残業時間の見直しはもちろんのこと、限られた時間を有効に使おうという動きが活発になっています。また、最近では育児や介護などをしながら働く方が増えている中、企業やビジネスパーソンにとって時間を有効活用する「タイムマネジメント」の考え方に注目が集まっているのです。

ここでは、タイムマネジメントに関する基本的な考え方や生産性を高めるポイント、おすすめのツールなどについてご紹介します。

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タイムマネジメントとは

まずは、タイムマネジメントが持つ本体の意味やその目的など、タイムマネジメントに関する基本的な考え方についてご紹介します。

タイムマネジメントが持つ本来の意味

タイムマネジメントとは、限られた時間の中で、自分の業務を上手にコントロールしながら計画通りにタスクを遂行するスキルです。時間の使い方や業務に対する考え方を変えることによって、生産性を高められると考えられています。

例えば営業職においては、1時間かかる営業外の雑務のやり方を見直すことによって30分でできるようにするなど、業務の無駄をなくし、お客様とのコミュニケーションの時間が優先できるよう、より効率良く作業できる環境を整えることをタイムマネジメントと呼ぶのです。

タイムマネジメントの目的

タイムマネジメントという言葉から「時間を管理すること」とイメージする方は少なくないでしょう。

しかし、時間は皆に平等に与えられているため、その時間を物理的に増やしたり伸ばしたりすることはできません。そのため、タイムマネジメントでは時間を管理するのではなく、行動を管理すること、すなわち仕事において成果をしっかりと上げることを目的としているのです。

タイムマネジメントでは、効率良く業務をこなしていくために限られた時間でうまく行動を変化させてマネジメントをしていくことが重要と考えられています。

タイムマネジメント力を高めるためには、仕事の優先順位をつけることはもちろん、コミュニケーション能力や資料作成、さらにはパソコンスキルなど、幅広いスキルが必要です。それらのスキルを身につけることによってスムーズに業務を遂行できます。

このように、タイムマネジメントの内容や目的はとても複雑で難しいことがわかります。

タイムマネジメントが必要な理由

タイムマネジメントに関する基本的な考え方がわかったところで、ここではタイムマネジメントがビジネスにおいて必要とされている2つの理由をご紹介します。

働き方が変わってきた

タイムマネジメントという概念がこれほどまでに注目されるようになった背景として政府が推進している「働き方改革」があります。2019年に施行された「働き方改革関連法案」によって、長時間労働などの過重労働による働き手の負担を減らし、より働きやすい環境づくりが進められているのです。

さらに、近年多くの企業で導入されている「テレワーク」などの働き方の変化も影響し、どの企業もこれまでの働き方では通用しない局面を迎えています。適正な労働時間を維持しながら、これまで以上の生産性を求められることからも、業務やタスクをコントロールするタイムマネジメントの考え方が重要だとされているのです。

労働人口が減少している

労働人口の減少も、タイムマネジメントが重要視されているもう一つの要因です。日本の労働人口は1995年をピークに減少の一途を辿っており、企業の生産力低下は避けられない大きな課題と考えられています。

数年前と比較して、企業が雇用する従業員の数が減少し、従業員一人あたりにかかる業務の負担が増えている企業も少なくありません。新入社員や既卒者の採用が難しい局面を迎えている中、社員一人ひとりの生産性を高めるタイムマネジメントが必要不可欠なのです。

タイムマネジメントとスケジュール管理の違い

タイムマネジメントと似たような考え方として「スケジュール管理」があります。しかし、これら二つの考え方は全く似て非なるものです。

スケジュール管理では、これからある予定をしっかりと把握して滞ることなく業務を推進していくことを目的としています。つまり、スケジュール管理とはそれぞれの予定が重ならないように調整することです。

一方で、タイムマネジメントでは、設定した時間の中でどのように時間を割いていくかを計画し、その計画通りに業務を進めて目標を達成することを指します。

このように、スケジュール管理をするだけでは業務の生産性の向上は期待できませんが、正しい方法でタイムマネジメントを実践することにより、生産性の向上が期待できるでしょう。

タイムマネジメントのメリット

タイムマネジメントは、個々の生産性を向上させるだけでなく、組織全体のムダを発見し、削減するための手段でもあります。例えば、会議の時間を無駄にしていないか、報告書の作成に過度な時間を費やしていないか、などをチェックすることで、ムダな時間を削減することができます。また、業務のプロセスを見直すことで、不必要な手間や時間を省くことも可能です。これらのムダを発見し、削減することで、組織全体の生産性を向上が期待できることから、ビジネスパーソンとして成功するために必要不可欠なスキルといえます。ここでは、タイムマネジメント導入による5つのメリットについて解説します。

業務の効率化

ただ目の前にある仕事のみに注力してしまっては、業務効率は一向に改善されません。

この点、タイムマネジメントを導入して業務やタスクを可視化することで、優先度の高い業務を集中的に取り組めるようになります。その結果、業務を効率良く進めることができるのです。目標を達成するために必要なタスクが何かを把握することで、従来よりも結果が出しやすくなるでしょう。

生産性の向上

タイムマネジメントを導入することで企業や組織にいる従業員一人ひとりの行動が最適化され、その結果として生産性も向上します。

例えば、日々のルーティーンワークを効率良くこなすことで、それ以外にかける時間を確保できるようになるでしょう。このように、タイムマネジメントによって従来よりも投入する資源を最小限にしながらもこれまで以上の成果を得られるのです。

新たな時間の捻出

短時間で業務を遂行することによって、新たな時間を捻出できます。これまで業務にあたっていた時間を、他の業務に活用できたり、新たな分野に挑戦したりと、必然的に生産性が高まるでしょう。

社員に新しいスキルの習得や資格取得を推進したい企業にとっても、タイムマネジメント力を身につけることは非常に大切なポイントなのです。

残業代などの不要なコストカットが可能

タイムマネジメントは、経営効率化にも大きなメリットを与えます。タイムマネジメントを導入して計画の通りに業務を遂行すれば、従業員の残業は発生しなくなります。定時に退社できたり、休日出勤がなくなったりすることによって、無駄な人件費やランニングコストをカットできるでしょう。

ワークライフバランスの改善が図れる

タイムマネジメントを導入して従業員の残業時間を削減することで、ワークライフバランスの改善が図れます。働き方改革が注目されている現代においても、日本企業の多くは残業が常態化しており、他の従業員よりも長い時間働くことが美徳であると考えられがちです。

家族や趣味などのプライベートの時間を充実させることによって、仕事とプライベートの良いサイクルを生み出せるでしょう。

タイムマネジメントを習得するための手順とは

タイムマネジメントを行う際は、しっかりと段取りをした上で正しい手順に沿って行うことが大切です。ここからは、タイムマネジメントを習得するために覚えておきたい流れについてご紹介します。

業務やタスクを洗い出して可視化する

タイムマネジメントを導入するためには、組織内でどのような業務が行われているか把握する必要があります。まずは毎日行っているすべての業務を洗い出してそれらの業務の内容や業務にかかる時間を把握し、可視化していきましょう。

この洗い出しの作業は、決して楽なものではありません。しかし、この作業を怠ってしまうと、個人の勘や経験則のみで状況を判断してしまい、人為的なミスが起こったり、必要以上の時間がかかってしまったりなど様々なリスクが考えられます。そのため、徹底的に業務の洗い出しを行ってください。

各業務を細分化して仕分けする

業務やタスクの細分化とは、大きな仕事を小さな仕事にわけていく作業のことです。タスクを細分化することによって、業務量だけでなくプロセスもしっかりと可視化されますし、場合によっては社内分業ができるでしょう。

細分化する際のポイントは、できるだけ細かいプロセスに分解することです。また、業務内容や作業時間だけではなく、それぞれの業務フローもしっかりと書き出すことも意識してください。業務フローまで洗い出すことによって、どのような流れで業務が進められているかを客観的にチェックできるのでおすすめです。

期限や目標を設定する

洗い出したタスクに対し、期限や目標を設定します。タイムマネジメントの目的は時間あたりの生産性を向上させることですので、重要度の高いタスクが「いつまでに」、そして「どのレベルまで」処理をするか決めることが必要です。

ここで設定する期限や目標は具体的な数値として表すことが大切です。例えば、「今日のうちにアポイントを3件取る」「今週の金曜日までに社内用資料を8割以上完成させる」など、具体的な日程や数値を入れ込むことでより具体性が増します。具体的な目標であればあるほど業務効率もアップするでしょう。

細分化した業務に優先順位をつける

タイムマネジメントにおいて、仕事の分類は重要な要素です。仕事を分類することで、どのタスクにどの程度の時間を割くべきか、またどのタスクを優先すべきかが明確になります。一般的に、仕事は「緊急性」と「重要度」の2つの軸で分類されます。緊急性が高く、重要性も高いタスクは、すぐに取り組むべきタスクです。一方、緊急性は低いが重要性が高いタスクは、計画的に取り組むべきタスクです。緊急性が高く、重要性が低いタスクは、可能な限り他の人に委託するか、効率的に処理するべきタスクです。そして、緊急性も重要性も低いタスクは、できるだけ避けるべきタスクです。このように仕事を分類することで、タイムマネジメントはより効果的になります。

1. 重要度と緊急度が高い
2. 重要度は高いが、緊急性は低い
3. 重要度はないが、緊急性は高い
4. 重要度も緊急度も低い

優先順位を可視化することによって、優先度の高いタスクから優先的に集中して取り組めるようになります。

スケジュールを組成する

業務の優先順位をもとに、業務スケジュールを作成していきましょう。スケジュールを作成する際は、月単位や週単位の大まかな時間軸でタスク管理するだけでなく、日単位や1時間単位など細かな時間軸に落とし込んで考えることも大切です。

ご自分の掲げた目標と実際のスケジュールを照らし合わせながら、細かな時間軸に落とし込むことによって、より実践的なタイムマネジメントを実現できすることが可能です。

実施する

タスクの洗い出しからスケジュールの作成まで完了したら、実際に作成したスケジュールをもとに実践していきます。これまでのやり方や考え方とは全く違う方法でタスクに取り組まなければならないので、はじめのうちは想定外に時間を要してしまうこともあるかもしれません。しばらくは移行期間と捉えて新しいやり方を継続していくことが重要です。

実践した後は、結果を振り返る時間を設けてください。当初の行動プランと結果を見比べて、どの程度の水準まで達成できたかチェックするのです。よかった点はもちろん、どのような支障や問題が生じたかを丁寧に振り返りを行うことで、より効率の良い業務に繋がっていきます。

必要に応じてプラン内容を適宜変更し、次回以降の目標設定に活かしていきましょう。

タイムマネジメントを行う上で意識したいポイント

ここからは、タイムマネジメントを行う上で意識すべき4つのポイントを詳しく解説します。

「時間は限られている」ことを認識する

一日は24時間、一週間は168時間しかありません。この限られた時間を最大限に活用するためには、自分の時間をどのように使っているのかを把握することが重要です。そして、「優先順位をつける」ことです。全てのタスクが同じ重要度を持つわけではありません。重要なタスクとそうでないタスクを区別し、重要なタスクに優先的に時間を割くことが求められます。その後に「計画を立てる」ことです。目標を達成するためには、それを達成するための具体的なステップを計画することが必要です。これらの原則を理解し、実践することで、タイムマネジメントの効果を最大限に引き出すことができます。

業務の細分化と目標の明確化を徹底

業務やタスクの細分化と目標の明確化を徹底することはタイムマネジメントを成功させるために大切なことです。

タスクの細分化を図ることで、同じような作業を簡単にグルーピングできます。同じような工程や似たような作業はなるべく一つにまとめて一日のスケジュールを立てることで、より効率良く業務を進められるでしょう。

そして、具体的な数値を用いて目標設定をすることによって一目で成功基準や達成率が把握できるようになります。仕事に対するモチベーションを高めるためにも非常に効果的です。

スケジュールには余裕を持たせる

客観的な裏付けなしに感覚的にスケジュールを組んでしまうと、計画通り進められなくなるなど、様々な問題が生じてしまいかねません。さらに、急用や仕事上のトラブルなど、想定外の出来事が発生してしまうことで予定通り進められなくなることも考えられます。

何かしらのイレギュラーが生じた場合に冷静に対処するためにも、ある程度時間にゆとりを持ったスケジュール管理を心がけてください。

コミュニケーションや情報共有は密に行っていく

タイムマネジメントを成功させるためには、社員同士のコミュニケーションや情報共有の徹底が必要不可欠です。

上司や部下たちとの情報共有を徹底することで認識のズレがなくなり、タスクのやり直しや訂正が必要なくなります。また、他のメンバーの進捗状況を把握することで、ミスが生じた場合や進捗状況に遅れが見られる場合は早いタイミングで指摘することも可能です。

時には人に任せることも重要

自分が設定した目標やタスクは自ら処理することが大前提ですが、場合によっては人に頼ることも大切です。例えば大きなプロジェクトに手一杯で、日々のルーティーンワークがおろそかになっているなど目標達成に余裕がない場合は、適度に周囲の力を借りながら業務効率や生産性を高めていきましょう。

タイムマネジメントを行う上で注意したいポイント

ここからは、タイムマネジメントを行う上で注意したい3つのポイントをご紹介します。

自分の感覚だけでタスクの優先順位を設定しない

タイムマネジメントを取り入れる際は、これまでの慣習やご自分の感覚や経験だけでタスクの優先順位を決定しないように注意してください。タイムマネジメントを成功させるためには、洗い出したタスク一つひとつに対して重要度と緊急度を考慮して優先順位を設定する必要があります。

正しいやり方や考え方なしにご自分の感覚のみで優先順位を設定してしまうと、目標を達成できない可能性が出てくるので要注意です。今回ご紹介したタスクマネジメントの基本的な流れに沿って目標設定を行ってください。

目標を作るまでで終わらない

タイムマネジメント初心者によくありがちなケースとして、目標を作ったことだけで満足をしてしまうことが挙げられます。しかし、目標の設定はあくまでタイムマネジメントの通過点であり、目標を達成するための準備段階に過ぎません。

目標設定に時間をかけ過ぎてしまうあまり、他の業務が疎かになってしまうことがないよう注意してください。

実現可能な範囲で行っていく

タイムマネジメントがうまく習得できていない方の中には、高すぎる目標を掲げている方も少なくありません。ある程度難易度の高い目標設定をすることは自己成長のためにとても大切なことです。しかし、あまりにも無茶すぎる目標を設定してしまうと、業務自体が滞ってしまったり、取引先に迷惑をかけてしまったりとその他の業務に大きな支障が出てしまいます。

実現できる範囲内での目標を設定するためには、個別の面談などを通してフィードバックをもらいながら、自分の得意・不得意の分野を把握することも重要です。タイムマネジメントに取り組む際は、まずはスモールステップで達成できる目標を掲げていきましょう。

タイムマネジメントに活用したいツールを紹介

業務効率を上げたいけれど、なかなかうまくいかないと悩んでいる方は、ぜひこの機会にタイムマネジメントツールの導入を検討してみてください。タイムマネジメントツールを導入することで、仕事の効率化だけでなく、タスク管理の進捗状況を可視化できたり、情報共有がしやすかったりするなど様々なメリットがもたらされます。

ここからは、タイムマネジメント初心者の方でも使いやすいおすすめのマネジメントツールを厳選してご紹介します。

Backlog

国産のツールである「Backlog」は、これまでに4,000社以上に導入された実績を持つタイムマネジメントツールです。個人で利用するというよりも、チームや企業全体で利用することに特化しています。

▽Backlogの特徴

・国内の一流企業も多く採用しているツール
・タスクの担当者や進捗状況を明確に設定、リマインドしてくれるから漏れがない
・コミュニティやグループ単位でのプロジェクト管理ができる
・システムコードなどの変更履歴も管理できる
・バグ管理システムを搭載している
・Slackなどの外部サービスとの連携もできる

Backlogは、KDDI株式会社や日本経済新聞社などの有名企業での導入実績もあり、機能の高さや使いやすさに定評があります。

チャットサービスなどの外部サービスとの連携ができるため、リモートワークなどで社外にいるメンバーとの情報共有もしやすいのが特徴です。

▽Backlogの基本情報

無料期間	30日間
費用	月々2,640円〜
日本語対応	あり
対応デバイス	iPhone、Android、PC（Windows /macOS）

Backlogの公式サイトはこちら

Tiller1日の限られた時間をどのように効率良く活用するかを考える行動マネジメント

異色を放つタイムマネジメントツールとして話題なのが、海外発のタイムマネジメントツールの「Tiller」です。

▽Tillerの特徴

・PCに繋げて利用するガジェット系タイムマネジメントツール
・作業開始時と終了時にタップするだけで時間管理ができる
・設定の変更も自由にできる
・時間を記録するのにとても便利

一般的にリリースされているタイムマネジメントツールの多くがアプリやソフトなのに対し、TillerはUSBでパソコンを繋げて使用するガジェットなのが最大の特徴です。非常にシンプルでスタイリッシュな見た目なので、どのような環境にも馴染むデザインです。

操作方法は、作業開始時と終了時にタップするだけというシンプルさもうれしいポイントになります。タイムマネジメントツールをインストールしたものの、通知が煩わしかったり使い方がわからなかったりといった理由で自然と使わなくなってしまったという方も多い中、画期的なアイテムと言えるでしょう。

設定も自由に変更できるため、プロジェクト別やクライアント別に稼働時間を記録することも可能です。勤務時間を記録して請求をするフリーランサーなどに特におすすめです。

▽Tillerの基本情報

無料期間	–
費用	14,000円
日本語対応	なし
対応デバイス	PC（Windows /macOS）

Jooto

Jootoとは、2014年にシンガポール在住の日本人がリリースしたクラウドタイプのタイムマネジメントツールです。

▽Jootoの特徴

・タスクごとにカードを作成し管理する「カンバン方式」の管理ツール
・ドラッグ&ドロップで誰でも操作、タスクの追加ができる
・ガントチャートで複数のプロジェクトの進捗状況を可視化できる
・外部連携機能やスマホ専用のアプリでいつでもどこでも管理できる

Jootoの最大の特徴はシンプルな操作性です。基本的にドラッグ&ドロップで操作ができるので、初心者の方でも簡単にタスクの追加、管理ができます。

さらにチャットワークなどの外部連携機能も充実しているだけでなく、専用のスマホアプリをダウンロードすれば、お使いのスマートフォンにプッシュ通知がされるので便利です。

▽Jootoの基本情報

無料期間	フリープランあり
費用	0円〜
日本語対応	あり
対応デバイス	iPhone、Android 、PC（Windows /macOS）

【まとめ】1日をどのように効率良く活用するかを考える行動マネジメント

今回は、タイムマネジメントの目的や手順、習得するためのポイントについて詳しく解説しました。タイムマネジメントは1日の限られた時間をどのように効率良く活用するかを考える行動マネジメントです。労働人口の減少や働き方の変化によって今後さらに必要とされるスキルと言えるでしょう。

タイムマネジメントを習得することで、従業員一人ひとりの能力を高めると同時に、企業の生産性向上にも繋がります。ぜひ効果的なタイムマネジメントを実践して、ご自身のビジネスに活かしてみてはいかがでしょうか。

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