効率的に営業会議を行うには？実際の進め方から議題例、ポイントまで紹介！

営業会議は、営業活動の改善や戦略の策定、目標の設定、成果の振り返りなど、営業に関する重要な事項を議論し、チーム全体で共有するために開催されます。

営業活動において重要なはずの営業会議ですが、どうしても形骸化しがちです。忙しい営業担当者にとって、効率の悪い会議は好ましくありません。一方で、議題などのポイントを押さえて効率よく営業会議を行えば、モチベーションアップや営業力の底上げなど、営業成果に良い影響をもたらします。

本記事では、営業会議の効率的な進め方をはじめ、営業会議の無駄を省くポイントについて解説します。定期的に開催する営業会議について不満を感じている方や、営業会議をより良いものにバージョンアップしたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

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そもそも営業会議とは

営業会議とは、営業担当者や営業マネージャーなどが日々の営業活動の振り返りやモチベーションアップを図るために行う会議のことです。週次や月次などで定期的に営業活動の進捗や実績、見込みなどについて営業チーム全体で共有するとともに、チーム全体の方向性や目標を設定します。

ここでは、営業会議の概要を理解するために、営業会議の目的や役割についてご紹介します。

営業会議の目的

営業会議の目的を一言で表現すると「目標達成のために、営業活動を改善すること」です。営業活動を進めるなかで、日々多くの問題や課題が持ち上がりますが、それぞれの問題や課題の重要度、そして難易度、深刻度は様々です。

営業担当者個人の判断で処理できるものから、先輩や上司の指示を仰がなければ解決できないものまであるでしょう。このような課題や問題が発生した際に、営業会議が機能します。

問題や課題がある場合はその原因を究明したり、解決策や改善案を考えたりすることこそが、営業会議の一番の目的です。

営業会議が持つ役割

営業会議は、日々行われている営業活動をチームや組織内で共有し、改善を図るための機会です。しかし、それ以外にも、個々の営業担当者の持つ知識や経験を集約したり、チーム全体のモチベーションを高めたりするなど、様々な役割を果たします。

情報の共有

営業担当者によって、得意とする分野やスキルは大きく異なるでしょう。営業会議は、それぞれの営業担当者の能力を向上させるために、チーム全体の情報や知識を共有するという役割を持ちます。

特に、成功事例と失敗事例の共有は、営業会議において重要なポイントです。何かトラブルが発生した際の対処法や対策を打つ参考になりますし、チーム全体でノウハウを共有することで、営業力の底上げにもつながります。

目標の再認識

近年では、営業担当者個人の力に依存する「営業の属人化」を回避するために、チーム営業にシフトする企業が増えてきました。チームで営業をする場合、営業会議は売上の最終目標や中間目標の再認識の場として活用されます。

進捗状況が目標から大きく乖離している場合は、現在行なっている活動内容を見直して軌道修正しなければなりません。現状を把握し、共有することでその後の動きや課題について考えるきっかけになります。

最終目標を意識せずに、ただなんとなく営業活動に取り組んでしまうと、必然的に営業成績は低下してしまうでしょう。そのため、定期的に営業会議を開くことが、チーム全体で目標を再認識し、組織、チーム、そして個人として取り組むべき内容について考えるきっかけとなるのです。

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モチベーションの向上

営業担当者は、基本的に個人で活動することが多く、悩みや課題などを一人で抱え込みやすい職種と言えます。そのため、定期的に営業会議を開催してチーム全体で対面する機会を設けることで、一緒に仕事をしているという一体感や結束感を得られる効果があります。

互いに顔を合わせて意見交換や情報交換をすることで、士気が高まり、モチベーションアップにもつながりますし、組織として共通の目標や認識を統一することで、組織やチームの一員としての意識が芽生え、一体感も生まれます。

やり方を間違えると無駄な営業会議になりかねない

営業会議は、営業担当者にとっても、そして現場を統括する営業マネージャーにとってもなくてはならない重要な活動の一つです。しかし、間違ったスタイルのまま営業会議が毎日、もしくは定期的に開催され続けてしまうと、思うような成果が出ないだけでなく、貴重な時間を無駄にしかねません。

例えば、週に1時間の営業会議を行っている場合、年間で1人あたり48時間もの時間を費やしていることになります。チームが10人の場合は480時間にも及びますし、会議を開催するための準備時間を考慮すると、それ以上の時間を投資することになるのです。

営業会議を開催する際は、人件費というコストがかかっていることを決して忘れてはなりません。正しい方法で、効率的に営業会議を進めて、無駄な会議を減らすために努力していきましょう。

営業会議の効率的な進め方

ここからは、営業会議の効率を高めるためにできる具体的な進め方について解説します。どのような行動や取り組みを行うべきかを整理する際の参考にしてください。

必要最低限のメンバーに絞る

営業会議を効率的に進めるためには、必要最低限のメンバーに絞ることが重要です。会議に参加するメンバーが多すぎると、想定より議論が長引いたり、意見の一致が難しくなったりする可能性があります。

そのため、効率的に会議を進めるためには、会議の目的や議題に関連性の高いメンバーに絞ることが大切です。営業活動や営業戦略に密接に関わるメンバーのみを招集し、その他の関係者は会議内容の議事録などで情報共有を図れば、会議に参加せずに済むケースも増えるでしょう。

議題内容を事前に周知しておく

週次、もしくは月次で定期的に営業会議を開いている場合は、話し合う議題がないにもかかわらず実施しているケースも少なくありません。

営業会議は、将来的に営業成績を上げるための施策や方針について話し合う場です。毎回、テーマは異なるかもしれませんが、基本的にこの方針から大きく乖離しないように議題内容を設定し、事前に周知しておきましょう。資料が必要な場合も、あらかじめ作成した上で、事前に共有してください。

会議の目的やゴールを設定し共有

設定した目的やゴールは、遅くても会議の開催日の2日前までには参加メンバーに共有しましょう。開催してから議題を考えてしまうと余計な時間を取られてしまいますし、急に話題を振られても、咄嗟に意見をまとめられる参加者もそう多くはありません。

議論をスムーズに進めるためにも、事前に議題内容を周知するよう徹底してください。

役割を設定し分担する

営業会議に参加するメンバーには、それぞれに明確な役割と責任を与えることが大切です。具体的には、ファシリテーターやタイムキーパー、そして書記などの記録者を必ず設けてください。必ずしも、マネージャーがファシリテーターを務めなければならないわけではありません。この３役を会議ごとにローテーションして担当させることで、従来よりも能動的に会議に参加できるようになるでしょう。

さらに、参加メンバーには、それぞれの専門知識や経験を活かして議論に参加し、意見や提案を積極的に出すよう促すことも重要です。また、会議後のフォローアップにおいても、それぞれのメンバーに明確や役割や責任を与えることで、効果的な会議の成果を得られます。

関連記事：営業会議を効果的にするためにも日常的な1on1ミーティングが有効です。1on1ミーティングについての記事はこちらから

時間内を意識し予定通りに進めていく

営業会議は、幅広い議題を扱うという特性上、どうしても長引いてしまいがちです。会議の時間が長引くことは、その分参加メンバーの拘束時間が増えてしまい、結果として人件費が嵩んでしまいます。

参加者の集中力を維持するためにも、営業会議の時間はなるべく短めに設定してください。なるべく45分から1時間程度に収めるよう努力し、最長でも1時間15分までには会議を終えられるよう進行していきましょう。

元々予定している時間を過ぎてしまう場合は、会議を一旦終了し、営業会議をそのまま継続すべきかどうかを判断します。議題の内容によっては、次回の会議に持ち越せる内容やその日のうちに解決できない内容もあるかもしれません。その場合は、次回のスケジュール、そして次回の会議までにやるべき内容を整理し、会議を終了させてください。

営業会議の無駄を省くポイント

営業会議を有効な時間にするためには、いくつか気をつけるべきポイントがあります。無駄な会議を減らすための注意点について見ていきましょう。

SFAなどの営業支援ツールを活用

SFAを導入することで、営業会議に割く時間の短縮が可能です。SFAとは、営業支援システムの一つで、営業の進捗状況や顧客管理、そして営業活動の記録や報告機能などが搭載されています。

SFAに搭載されている機能を活用することで、営業会議において営業成績や進捗状況を共有する必要がなくなり、会議時間の短縮につながるのです。

会議の時間を短縮できれば、その分営業活動を増やせるようになります。アポイント数を増やすなど、顧客へのアプローチに時間を費やせるでしょう。

関連記事：SFAについてはこちらの記事で解説しています

不要な議題は話に挙げない

営業会議において生産性を高めるポイントとして、不要な議題を排除することが挙げられます。生産性を高めるためには、次の2つのポイントを意識することが重要です。

・インプットを減らす
・アウトプットを増やす

資料に書かれていることは読まないなど、会議中にインプットする内容を極力減らして、アウトプットに時間をかけるよう意識することで、会議の議題を大幅に削減できるでしょう。

次回の会議に向けた宿題を用意

効果的な営業会議を行うためには、営業会議で決まった事項をその後の営業活動で必ず実行することが重要です。万が一、決定事項を遂行できないまま次回の会議を迎えてしまうと、新たな議題が生まれてしまいます。達成できなかった原因の究明や対策を講じる必要があるため、時間や工数を割かなければなりません。

このような非効率的な時間を生み出さないためにも、会議での決定事項は必ず遂行するよう、メンバーへの意識づけにも努めてください。

会議のための会議を行わない

会議の議題を決めておかないと、議題を決めることから会議がスタートします。その結果、会議のための会議となってしまい、最終的に何も進展のないまま会議を終えることになりかねません。議題に対する答えを事前に考えてもらうためにも、事前に議題を決定し、共有するよう努めてください。

効率的な営業会議の議題例

営業会議で取り扱うべき議題は多岐にわたります。ここでは、効率的な営業会議を執り行うための議題例をご紹介しますので、会議のアジェンダに含めてみてください。

営業目標や戦略についての共有

一般的な営業部門では、個人だけでなく、チームとしての目標も掲げています。その目標を達成するために話し合ったり、具体的な戦略を練ったりする機会として営業会議を活用すべきです。その場合には、自分の担当以外の業務にも理解を深めて、チーム全体の一体感を生み出す必要があります。

関連記事：営業戦略の立て方についてはこちらの記事で解説しています

問題・課題に対する改善策や対処法について

営業活動を行う上で生じた課題や問題点がある場合、営業会議を開いて対策を話し合うことが一般的です。個人では解決方法がわからなくても、複数の観点から課題や問題を検証することで解決のヒントを見いだせるケースもあります。新規顧客の開拓やリード獲得に関する方法など、新しいアイデアを考えるときも同様です。

従来とは異なるアプローチ方法を模索するためにも、営業会議のブレインストーミングを活用してください。

成功事例やノウハウの共有

営業会議に参加することは、他の営業担当者の知識やスキル、ノウハウを吸収する機会です。情報共有を目的に会議が開催されるケースも少なくありません。

例えば、セミナーや勉強会に参加して得たノウハウを伝えるために営業会議を実施するケースもあります。また、チーム全体の営業力を底上げするために、各自のスキルや成功事例などを紹介し合う営業会議が実施されているケースも少なくありません。

どちらのケースの場合も、メンバー同士で意見を交換することで、スキルやノウハウを紹介した側も今後に役立つ知識が得られ、より有益な時間となるでしょう。

関連記事：ノウハウを共有するナレッジマネジメントとは？ナレッジマネジメントについてはこちらの記事で解説しています

【まとめ】生産性の高い営業会議の運用を

会議を開くことに満足してしまい、中身のない形骸化した営業会議を開いている企業も多いかもしれません。営業の進捗状況のみを確認する営業会議を卒業して、生産性の高い会議の運用に方向転換することが重要です。

営業担当者は、商談以外にも、顧客への連絡業務や社内での報告や連絡、議事録の作成など様々な業務をこなす必要があります。SFAツールなどを上手に活用しながら、顧客に向き合う時間を確保することが重要です。

営業成果を最大化させるためにも、本記事で紹介した内容を参考にしながら、営業活動の質を向上させ、生産性を高めていきましょう。

営業会議を含めた「組織マネジメント」についてはこちらのeBookにまとめています