2022.12.14 (更新日:2023.01.14)

営業ノウハウ

デキる営業マンが意識している、「タスクマネジメント」について!管理方法や活用ツールまで幅広く解説!

業務を効率化して社員一人ひとりはもちろん、チームや企業全体の生産力を高めて業務を円滑に進めていくためには、仕組みや環境づくりが重要です。業務やタスクを管理するのにおすすめなのが「タスクマネジメント」という考え方です。

ここでは、タスクマネジメントの基礎知識をはじめ、タスクマネジメントの重要性や手順について詳しくご紹介します。周囲より成果を上げる営業になるためのタスクの管理方法やおすすめの活用ツールについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

タスクマネジメントとは

タスクマネジメントを導入するにあたり、タスクマネジメントの意味を正しく理解することが重要です。ここでは、タスクマネジメントが本来持つ意味をはじめ、似たような言葉である「ToDo」や「プロジェクト」との違いについてご紹介します。

タスクマネジメントの意味

タスクマネジメントとは、タスクを適切に管理する手法のことです。タスクを直訳すると「課された課題」のことを指します。業務における課題を管理することをタスクマネジメントと呼びます。決められた期限内に仕事を処理できるように、対象となるタスクを洗い出し、優先順位を付けることで効率的に管理できる方法を模索していくのです。

タスクマネジメントでは、主に次の4つの業務を行います。

・タスクの洗い出し・設定
・タスクの振り分け
・日々の進捗状況のチェック
・タスクを行う上での問題点の修正や改善

必要なタスクを洗い出すことによって業務の優先順位を可視化できるため、効率よく仕事ができるだけでなく、チームの業務を管理しやすくなるのが特徴です。発生した問題に素早く対応したり、タスク進行が滞ることなく進むようにチェックしたりすることもタスクマネジメントの大切な役割と考えられています。

タスクとToDoの違いについて

タスクと似た言葉に「ToDo」があります。「ToDo」は直訳すると「〜すべき・する必要がある」という意味がありますが、特に期限は決められていない作業を指すのが一般的です。

一方で、タスクは期限がしっかりと決められている作業や課題を指すことが多いため、タスクはToDoよりも優先度や重要度の高い業務や作業を意味すると覚えておいてください。

タスクとプロジェクトの違いについて

プロジェクトとは「ある目標を達成するためや新しい業務や事業を成功させるために行われる業務のこと」です。事前に期間や目標などのゴールが設定されていて、業務開始から完了までの計画を事前に組織されたチームや計画内容で業務を進めていきます。

タスクとプロジェクトの大きな違いは「業務の規模感」です。プロジェクトは目的を達成するための一連の業務を意味するのに対し、タスクは個々の業務一つひとつを意味します。プロジェクトは複数のタスクで成り立っていると考えるとイメージしやすいでしょう。

タスクマネジメントの重要性

ここからは、タスクマネジメントは業界や業種に関わらず、あらゆる企業や団体で重要な業務の一つです。ここでは、タスクマネジメントがビジネスや組織運営において重要である理由をご紹介します。

タスクの漏れを防止できる

タスクマネジメントを実践することで全体の業務を把握できるため、タスクの可視化ができ対応漏れを防げます。対応が漏れてしまうことによって他の業務に支障をきたしたり、取引先の方にご迷惑をかけたりする心配がありません。

タスクマネジメントを実践してタスク漏れをなくすことで、営業で成果を上げるための正しい順序で業務を進められるため、業務効率が格段に上がります。

優先順位をつけられる

業務を効率よく進めていくためには、タスクの優先順位をしっかりと見極めることが重要です。タスクマネジメントを実践することによって、タスクの洗い出しから優先順位づけまで行っていくため、業務を進める順番はもちろんのこと、タスクに取り組むタイミングも理解しやすくなります。

このように、タスクマネジメントは、スケジュール管理をする上でもとても役立つ業務であり、業務効率や生産性を高める効果も期待できるのです。

限られたリソースを最大限に活かせる

タスクマネジメントが正しく実践されれば、業務の無駄やムラが改善されるため、限られた人材や予算で高い成果を出せるようになります。少子高齢化によって労働人口が減少の一途を辿る日本にとって、従業員1人あたりの生産性を高めることは非常に大切なポイントです。

既存の人材リソースを最大限活かすためにも、タスクマネジメントは非常に有効な手法と言えるでしょう。

タスクマネジメントの手順

ここでは、タスクマネジメントを導入・運用する上での基本的な手順をご紹介します。

STEP1|タスクの洗い出し

最初のステップは、現在やるべきタスクをすべてリストアップする「洗い出し」という作業です。業務全体を可視化して、どのような業務があるかを把握していきます。

洗い出しが完了したら、不明瞭なタスクがないかを確認します。あやふやな状態のタスクがあると、優先順位をつけられなかったり、業務が滞ってしまったりする可能性があるので注意が必要です。

STEP2|優先順位の決定

リストアップしたタスクを同じ時間と労力をかけてこなすことは不可能です。効率よく業務を進めていくために、それぞれのタスクの緊急度や重要度に応じて優先順位を決めていきましょう。

タスクの優先順位の決め方は、のちほど詳しくご紹介しますので参考にしてください。

STEP3|スケジュールや期限を設定

優先順位が決まったら、タスクごとにスケジュールや期限を決めていきましょう。スケジュールを設定する上で重要なのが、それぞれのタスクに必要な時間をしっかりと把握するということです。いくら余裕のあるスケジュールを立てたとしても、タスクの所要時間が誤っていると大幅なスケジュールチェンジが必要なので注意してください。

STEP4|進捗状況の管理

スケジュールが決まったら、納期や期日に合わせてタスクをこなしていきます。個人の進捗管理はもちろんのこと、チームや部署全体の進行度合いを随時報告、チェックし合いながらスケジュール通りに進められているかを確認していきましょう。

STEP5|改善の実施

タスクをこなす中で何か問題や課題が見つかった場合は、速やかに対処しましょう。問題への対応が遅れれば遅れるほど、業務への支障は大きくなります。

トラブルに発展しそうなタスクを事前に把握しておくことで、問題を未然に防止することも大切です。

タスクマネジメントで意識したいポイント

ここでは、タスクマネジメントを成功させるために意識しておきたいポイントをご紹介します。

できる限りタスクは細分化する

タスクを洗い出す際に重要なのが、タスクを細分化して洗い出すことです。大まかに分けた状態でタスクを洗い出してしまうと、その後の管理がとても大変になってしまいますので、なるべく細かなタスクに分けて記載していきます。

例えば「事務作業」ではなく「○○の資料作成」や「〜へのメール作成」などより細分化した状態で管理します。誰が見てもすぐにわかるように抽出するよう心がけてください。

重要度や緊急度合いに応じて優先順位を決める

優先順位を決める際に役立つのがマトリクスを活用する方法です。以下の手順でタスクを分類していきましょう。

1. 縦線と横線が十字になるように描く
2. 縦線=重要度の高さ、横線=緊急度の高さとし高低差でそれぞれのタスクの優先レベルを表す
3. 右上をA、左上をB、右下をC、左下をDとし、リストアップしたタスクを割り振っていく

A:重要度と緊急度が高い  B:重要度は高いが緊急度は低い  C:重要度は低いが、緊急度は高い D:重要度と緊急度が低い

このような手順でそれぞれのタスクに優先順位をつけていくことで、スケジュール通りに業務を進められるため、納期に遅延するような事態を避けられます。

実現性のあるスケジュールを組む

タスク管理をする際によくありがちなのが、無理なスケジュールを組んでしまって納期や期日を守れなかったというケースです。このような事態を避けるためにも、どのタスクも期日ギリギリにスケジュールを組むのではなく、ある程度時間に余裕を持たせて計画を立てることが大切です。

スケジュールがカツカツの状態で業務を進めるとどうしてもミスが増えてしまいますし、突発的な案件やタスクが追加されたときに太刀打ちできなくなってしまいます。他の業務が入り込んでも問題なくこなせる程度のスケジュール設定を心がけてください。

タスク管理自体が負担にならないように気をつける

タスクを管理すること自体が負担になるケースも少なくありません。自分のタスクだけでなく、チームや部署全体のタスク管理を任される場合は、かなり大きな負荷がかかってしまいます。

タスク管理ツールを導入するなど、タスク管理のしやすい体制を整えて従業員の負担を大幅に軽減していきましょう。

全体像を把握する

タスクマネジメントをする上でとても重要なのが、業務の全体像を把握するということです。自分の業務はもちろんのこと、チーム全体や企業全体の業務の流れを把握することで、業務の無駄やムラを最小限に抑えられます。生産性や業務効率を高めるためにも、業務の全体像を理解するよう努めてください。

進捗確認はこまめに実施

タスクマネジメントを実施する際は、進捗状況の確認はこまめに実施しましょう。進捗状況を確認する際に大切なのが「スケジュールの遅れの確認」と「タスク漏れの確認」です。チーム全体でチェックする体制を整えておけば、人為的ミスやタスクの取りこぼしを回避できます。

タスクマネジメントを効果的に実践していくためは、決して一人だけでタスクを抱え込むことがないよう、チーム全体で進捗状況を管理していくことが重要です。

情報共有は迅速に行う

チームで情報共有をする場合は、定期的にかつ迅速に行うことが大切です。1人の遅れが全体の進捗に大きな影響を与えかねません。共有方法がしっかりとできていれば、迅速な進捗確認や問題の把握ができます。ミスや問題を回避するためにも報告、連絡、相談を徹底するよう心がけてください。

タスクマネジメントに活用できる管理方法

タスクマネジメントを運用する際には、主に次の4つの管理方法があります。ここでは、4つの管理方法の特徴を見ていきましょう。

手書きで管理する

手帳やメモ、付箋、ノートなどの紙媒体に手書きをしてタスク管理をする方法です。

▽手書きで管理するメリット・デメリット

メリットデメリット
・誰でも気軽に実践できる ・使い方を覚える必要がない ・独自のやり方でカスタマイズできる・持ち運びが必要 ・他の社員と共有しづらい ・気軽に修正できない

手書きで管理する方法は、誰でも気軽に実践できますし、すでにあるアイテムを使って管理できるのが大きなメリットと言えます。しかし、持ち運びが必要であったり、タスクの共有がしづらかったりというデメリットもあります。

手書きでの管理でおすすめは、付箋を活用した方法です。思いついたタスクを付箋などにメモをし、タスクが完了したら処分することもできますので個人のタスク管理に非常におすすめです。チームのタスクマネジメントを行う際も、ホワイトボードに付箋を貼り付けるなどして管理すると管理しやすいでしょう。

電子メール

フリーメールなどの電子メールの受信ボックスを活用してタスクマネジメントする方法もあります。

▽電子メールで管理するメリット・デメリット

メリットデメリット
・使い慣れているツールだから管理しやすい ・返信をすることで、タスクの完了を通知できる・情報が分散しがち ・リアルタイムで進捗状況をチェックできない ・メールが多いと管理が困難

使い慣れたツールなので、誰でも気軽に管理しやすいのがメリットです。しかし、他の方法と比較すると情報があちこちに分散してしまいがちなのでタスクの漏れが生じやすく、メール以外でタスク管理ができないので利用用途が限定されてしまいます。

表計算ソフト

エクセルやクラウド上のスプレッドシートなどの表計算ソフトも、タスク管理をするのにとても向いているツールの一つです。

▽表計算で管理するメリット・デメリット

メリットデメリット
・タスクを一覧で管理できる ・エクセルの使い方がわかる方は使いやすい・エクセルの通常利用では、リアルタイムで進捗共有できない ・エクセルの通常利用では、複数人で編集できない ・ファイルやURL管理をしなければならない ・通知機能がないのでタスク漏れが生じる可能性あり

クラウド上でエクセルを管理しないと、リアルタイムで進捗共有ができなかったり、複数人で同時に編集できなかったりなどの問題が生じます。さらに、表計算ソフトには通知機能がないため、タスクの取りこぼしを防ぐことが難しいのもデメリットです。

タスク管理ツール

タスクマネジメントを行う上で最もおすすめなのがタスク管理ツールです。

▽タスク管理ルーツで管理するメリット・デメリット

メリットデメリット
・効率的にタスク管理ができる ・豊富な機能を利用できる ・チーム全体のタスク管理にも最適・使い方に慣れるまで時間がかかることも ・機能がありすぎても使いこなせず浸透しないケースも ・運用コストがかかってしまう

タスク管理に特化したツールなので、効率的に管理できるのがポイントです。豊富な機能も搭載しているため、個人のタスク管理はもちろんのこと、チーム全体の管理にも適しています。

しかし、デジタルに詳しくない場合は運用するまでに時間がかかるケースもあります。運用コスト以上の費用対効果を得るためにも、タスク管理ツールを社内に浸透させる働きかけを行うことが大切です。

タスクマネジメントにおすすめしたい管理ツール

ここからは、タスクマネジメントを効率よく管理するためにおすすめのツールを厳選してご紹介します。

Backlog

国産のツールである「Backlog」は、これまでに4,000社以上に導入された実績を持つマネジメントツールです。個人で利用するというよりも、チームや企業全体で利用することに特化しています。

▽Backlogの特徴

・国内の一流企業も多く採用しているツール
・タスクの担当者や進捗状況を明確に設定、リマインドしてくれるから漏れがない
・コミュニティやグループ単位でのプロジェクト管理ができる
・システムコードなどの変更履歴も管理できる
・バグ管理システムを搭載している
・Slackなどの外部サービスとの連携もできる

Backlogは、KDDI株式会社や日本経済新聞社などの大手有名企業での導入実績もあり、機能の高さや使いやすさに定評があります。

チャットサービスなどの外部サービスとの連携ができるため、リモートワークなどで社外にいるメンバーとの情報共有もしやすいのが特徴です。

▽Backlogの基本情報

無料期間30日間
費用月々2,640円〜
日本語対応あり
対応デバイスiPhone、Android、PC(Windows /macOS)

Backlogの公式サイトはこちら

My Redmine

My Redmineは、クラウド型のプロジェクト管理ツールです。国内の導入企業は1,200社を超えており、使いやすさと充実したサポート体制に定評があります。

▽My Redmineの特徴

・シンプルなUIによるタスクの見える化で業務効率がアップする
・カスタマイズ機能が充実している
・安心のサポート体制が整っている
・高いセキュリティ対策で安心して利用できる
・複数のプロジェクトを管理しやすい
・サーバー不要で導入できる

My Redmineでは、ガントチャートをはじめ、カレンダーやロードマップなど様々な形式でタスク管理ができるため、複数のプロジェクト管理もしやすいという特徴があります。

さらに、My Redmineはクラウド型サービスなので、専用サーバーの設置も不要です。維持費や管理の手間もかかりません。

有料プランのみの提供ですが、その分サポート体制が充実していたり、高度なセキュリティ対策がとられていたりするため、安心して導入・利用できるでしょう。

▽My Redmineの基本情報

無料期間最大2ヶ月(申し込み月から翌月末まで)
費用月々8,800円〜
日本語対応あり
対応デバイスiPhone、Android、PC(Windows /macOS)

My Redmineの公式サイトはこちら

Trello

Trelloは、世界中で利用されているUIやUXに優れたプロジェクト管理ツールです。VISAやZOOMなどの大手企業が導入していることでも話題を集めています。

▽Trelloの特徴

・無料プランもある
・クラウドでデータ管理もできる
・使いやすいUIだから操作しやすい
・デザインのカスタマイズができる
・他サービスとの連携もできる
・コードなしでも自動化できる「Butler」機能

Trelloは、無料プランもあるため使い勝手を気軽にチェックできます。ただし、有料版でないと利用できる機能が限定されてしまいますので注意が必要です。

パソコン版だけでなくスマホ用のアプリもリリースされているので、いつでもどこでもタスク管理ができます。タスクをボードに貼り付けるカンバン方式なので操作も簡単ですし、好みのデザインに変更することも可能です。Googleなどの他サービスとの連携もできるので、様々な活用方法ができるでしょう。

▽Trelloの基本情報

無料期間無料プランあり
費用月々0円〜
日本語対応あり
対応デバイスiPhone、Android、PC(Windows /macOS)

Trelloの公式サイトはこちら

【まとめ】タスク管理ツールの導入がおすすめ

今回は、タスクマネジメントがビジネスシーンでいかに重要であるか、そしてタスクマネジメントを導入・運用する上での基本的な手順やポイントについてご紹介しました。

タスクマネジメントを上手に運用していくためには、効率的に管理できる「タスク管理ツール」の導入がおすすめです。豊富な機能も搭載しているため、個人のタスク管理やチーム全体の管理にも適しています。ご自身の営業活動はもちろんチームでの生産性も高め、組織の大きな発展に繋げてみてはいかがでしょうか。

SFAを活用して営業の生産性を高めるノウハウについては下記の関連資料をご覧ください。